Krajowy System e-Faktur to pojęcie, które już teraz powinno zainteresować przedsiębiorców. Jest to nowoczesny program komputerowy, który pozwala sprawnie i wygodnie wystawiać oraz odbierać faktury ustrukturyzowane. Co należy wiedzieć o KSeF? Jakie uprawnienia możemy nadać osobom trzecim? Czym cechuje się KSeF FA(2)?
Krajowy rejestr faktur
Wiemy już, że KSeF Krajowy rejestr faktur jest systemem informatycznym, pozwalającym generować i udostępniać strukturalne faktury. Jakie cele ma ten program? Przede wszystkim można liczyć na centralizację procesu rejestracji faktur w naszym kraju za pomocą skierowania ich do jednego miejsca. Nie zapominajmy o tym, że efektem jest połączenie systemów fakturowania i księgowości w KSeF. Spore znaczenie ma funkcja zarządzania uprawnieniami, której należy przyjrzeć się bliżej.
Uprawnienia w KSeF
Czego dotyczą uprawnienia w KSeF? Ustawa VAT określa to, że użytkownicy mogą korzystać z różnych uprawnień KSeF oraz nadawać je innym osobom. Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień odbywa się poprzez oprogramowanie interfejsowe (dostępne na stronie podatki.gov.pl). Co ciekawe, z Krajowego Systemu e-Faktur korzystać mogą osoby fizyczne i innego podmioty, przy czym wcześniej trzeba uwierzytelnić się w systemie.
Uprawnienia w KSeF uzyskamy wtedy, gdy wskażemy odpowiednio informacje, takie jak:
- NIP podatnika
- Dane podmiotu, któremu nadajemy lub zmieniamy uprawnienia
- Rodzaj uprawnień
- Informacja, czy dany podmiot lub osoba fizyczna jest przedstawicielem podatkowym
Nadawanie lub odbieranie uprawnień odbywa się także w formie papierowej, z użyciem formularza ZAW-FA. Takie rozwiązanie jest przewidziane dla podmiotu, który nie może uwierzytelnić się elektronicznie.
KSeF a biuro rachunkowe
KSeF a biuro rachunkowe - co musimy wiedzieć? Przedsiębiorca ma możliwość upoważnienia biura rachunkowego lub osób w nim pracujących do wystawiania oraz dostępu do faktur strukturalnych. W tej sytuacji faktury podatnika wystawiać będą uprawnione podmioty, czyli pracownicy biura rachunkowego. Podatnik sam decyduje o tym, czy zamierza bezpośrednio nadać uprawnienia danych osobom lub podmiotowi, zgodnie ze swoimi oczekiwaniami. Korzystanie z pomocy biura rachunkowego jest z pewnością nieocenione w wielu firmach.
KSeF FA (2)
Nowe regulacje wprowadziły pojęcie o nazwie KSeF FA(2). Aktualnie Krajowy System e-Faktur jest dobrowolny, jednakże od przyszłego roku ta kwestia ma ulec zmianie. Ministerstwo Finansów cały czas pracuje nad ułatwieniem przygotowania podatników do obowiązkowego korzystania z KSeF. Okazuje się, że od 1 września 2023 roku wdrożona została nowa struktura faktury elektronicznej, która obejmuje kilka zmian.
KSeF FA(2) ma działać od momentu wdrożenia obowiązku korzystania z systemu. Termin wejścia w życie tego obowiązku jest już znany, dlatego każdy przedsiębiorca musi bliżej poznać ten program do e-faktur. Jak można wystawiać faktury za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur? To zadanie jest bardzo łatwe.
Wystawienie dokumentów w KSeF jest możliwe za pośrednictwem systemu księgowego zintegrowanego z KSeF lub bezpośrednio z poziomu rządowej Aplikacji Podatnika KSeF (została ona udostępniona przez Ministerstwo Finansów). Korzystanie z platformy jest proste i intuicyjne, dlatego każdy sobie poradzi z tą czynnością. Pamiętajmy o tym, aby na bieżąco śledzić przepisy prawne i postępować zgodnie z nimi. Dzięki temu wprowadzane zmiany w firmach staną się bardziej przejrzyste, a przedsiębiorcy uzyskają wiele nowych możliwości w rozwoju działalności.
